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1 Cálculo de Costos Objetivos del Sistema de Cálculo de Costos Una pequeña Empresa normalmente no puede influir en el precio de sus productos. El mercado (los competidores, los clientes) determinan los precios. Con mayor razón el dueño/gerente de una pequeña Empresa, tiene que conocer y controlar los costos de su Empresa, pero no es suficiente con esto, también es muy importante saber los datos que crea una unidad de su producto o de los diferentes productos que elabora su Empresa. Para esto se necesita un sistema de cálculo de costos que cumpla las siguientes características : Manejo fácil Completo Exacto Rápido Considere la inflación Con un sistema que cumpla estas exigencias el empresario siempre está en condición de controlar sus costos para evitar que sobrepasen sus precios. Manejo de la Herramienta La idea general del sistema es repartir todos los costos de la Empresa a las horas productivas de la misma. El tema incluye 9 pasos para hacerlo, en los primeros tres pasos se determinan las horas productivas de la Empresa. En los pasos siguientes se reparten todos los costos de la Empresa a las horas productivas, distinguiendo entre costos fijos y costos variables. Entonces el sistema permite determinar : El precio satisfactorio El precio mínimo El precio mínimo absoluto El punto de equilibrio El margen de contribución

2 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 1. HORAS PAGADAS Los empleados tienen el derecho a vacaciones pagadas, aguinaldo, Sistema Nacional de Jubilaciones y Pensiones, ART. Por eso el Empleado cuesta mucho más al mes que su sueldo mensual. Para hacer un cálculo hay que convertir todos los costos del personal en horas. Como resultado usted tendrá las horas que usted debe pagar verdaderamente por los servicios del empleado. Entonces los costos del personal están formados tanto por los sueldos mensuales de personal como por : Las vacaciones pagadas Aguinaldo Aporte Seguridad Social, ART, etc. Cálculo por cada empleado (Tiempo completo) EJEMPLO SUS CIFRAS Días de trabajo al año 252 días x Por horas de trabajo al día (8) horas horas + Vacaciones pagadas (1 mes) 168 horas + Aguinaldo (1 mes) 168 horas HORAS AL AÑO horas + % prestaciones sociales (tomamos un número x de hs) 257 horas (de horas de trabajo + vacaciones pagadas = horas) HORAS PAGADAS POR EMPLEADO AL AÑO horas

3 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 2. HORAS PRODUCTIVAS Ahora usted debe calcular las horas productivas de sus empleados, esto significa las horas reales en que un empleado trabaja en la elaboración /fabricación del producto. De los días de trabajo hay que sustraer los festivos, las vacaciones, las licencias por enfermedad (estimación). El resultado son las horas previsibles de presencia de cada empleado al año. Pero en cada Empresa hay tiempo en que el empleado está ocupado con trabajos como mantenimiento, reparación, limpieza, o lo que llamamos tiempos muertos. CÁLCULO DE LAS HORAS PRODUCTIVAS DE LA EMPRESA EJEMPLO SUS CIFRAS Días de trabajo al año 252 días - Vacaciones, licencias por enfermedad 20 días DIAS DE PRESENCIA EN LA EMPRESA 232 días x Horas de trabajo al día x 8 horas HORAS DE PRESENCIA AL AÑO - Horas improductivas (depende entre otras del aprovechamiento de la capacidad instalada estimada en 60%) horas horas HORAS PRODUCTIVAS POR EMPLEADO AL AÑO horas X Empleados de la Producción ( Un Gerente 60% ; 3 Empleados 100%) x 3,6 HORAS PRODUCTIVAS DE LA EMPRESA horas

4 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 3. HORAS IMPRODUCTIVAS Ya los primeros dos pasos le muestran que usted paga muchas horas de trabajo improductivas. Estas horas improductivas deben tomarse en cuenta cuando se determina el precio de un producto, para evitar que los costos sobrepasen el precio. Es importantes la proporción de horas improductivas con respecto a las horas productivas, como está explicado en el ejemplo. CÁLCULO DE PORCENTAJE DE HORAS IMPRODUCTIVAS EJEMPLO SUS CIFRAS POR EMPLEADO Horas pagadas por Empleado al año (viene de (1)) horas - Horas productivas por empleado al año (viene de la (2)) horas HORAS IMPRODUCTIVAS PERO PAGADAS horas Proporción a horas productivas x = 134 %

5 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 4. COSTOS DEL PERSONAL Ahora usted debe calcular los costos del personal que no trabaja en la producción. Es decir el personal de administración y de ventas. Estos costos fijos (lo que significa que no varían con la producción). No se toma en cuenta solamente los sueldos sino también los costos como vacaciones pagadas, aguinaldo, aportes patronales, art, etc. (ver paso 1). Además hay que tomar en consideración su sueldo (sueldo del Empresario). Este es el sueldo que usted pagaría a un gerente, incluyendo los demás costos antes mencionados. COSTOS DEL PERSONAL EJEMPLO SUS CIFRAS NOMBRE Sueldo Número de Costos Sueldo Número de Costos mensual sueldos anuales mensual sueldos anuales Luz G. (Secretaria) 250 x 16,6 * Carlos A (Administrador) 500 x 16,6 * Ernesto J. (Ventas) 400 x 16,6 * Fernando C. (Mensajero) 200 x 16,6 * $ Sueldo de Empresario calculado (estimación) $ * Incluye vacaciones pagadas, Aguinaldo, ART y aportes patronales

6 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 5. OTROS GASTOS Este paso es para estimar los costos (incluyendo los costos del personal). La base de la estimación son los costos del año pasado. Hay que tomar en consideración los probables aumentos de precios. Además usted debe distinguir entre los costos fijos (costos que no dependen de la producción) y los costos variables (costos que dependen de la producción). Costos del año Total de costos DISTRIBUCIÓN TOTAL DE COSTOS pasado planificados 20 Costo fijos Costos Variables Ejemplo Sus cifras Ejemplo Sus cifras Ejemplo Sus cifras Ejemplo Sus cifras Alquiler Luz-Agua Impuestos Seguros, cuotas Vehículos Propaganda Viajes Mantenimiento Telef. -Fax Mat. P/oficina Revistas, Libros Contador = Suma Costos Horas productivas de la Empresa (viene del paso (2)) = Costos variables por hora $ 0,78

7 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 6. COSTOS DEL PERSONAL DE LA PRODUCCION POR HORA Este paso hay que calcular los costos del personal trabajando en la producción. Para hacer un cálculo muy exacto es recomendable que distinga entre trabajadores calificados y trabajadores menos calificados (ayudante). Primero hay que calcular el sueldo de cada trabajador por hora. Después hay que multiplicar los sueldos por hora con la proporción de las horas improductivas (ver paso 3). Para conocer los costos del personal de la producción por hora hay que sumar: Sueldo por hora + Proporción por horas improductivas = Costo de un trabajador de la producción por hora Para cada grupo de los trabajadores (calificados/menos calificados) hay que calcular el promedio de los costos del personal. Nombre del Trabajador Ejemplo (1) Sueldo hora Sus cifras Proporción de horas improductivas Costo del personal de Producción hora Ejemplo Sus cifras Ejemplo Sus cifras (2) Luis L. Carlos A. 3,45 2,35 4,62 3,15 8,07 5,50 Promedio Trab. Calificado $ 2,90 $ 3,89 $ 6,79 Juan D. $ 1,32 $ 1,76 $ 3,08 1) 168 horas al mes Luis L.: Sueldo por mes $ = $ 3,45 Carlos A.: Sueldo por mes $ = $ 2,35 Juan D.: Sueldo por mes $ = $ 1,32 2) Viene del paso (3) (134%)

8 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 7. COSTOS FIJOS POR HORA PRODUCTIVA Ahora usted debe calcular los costos fijos por hora productiva. Hay que tomar los costos del personal (Paso (4)) y los gastos fijos (Paso (5)) así como el sueldo del empresario calculado (Paso (4)). Además hay que tomar en cuenta los intereses por créditos, la depreciación, los intereses calculado por el capital propio invertido en la Empresa y otros gastos calculados. De los costos fijos totales hay que restar el tiempo (multiplicado por el sueldo por hora del Empleado mejor pagado) que el Empresario trabaja en la producción, porque son gastos variables. Los costos fijos hay que dividirlos por las horas productivas de la Empresa (Paso (2)) para determinar los gastos fijos por hora productiva. COSTOS FIJOS EJEMPLO SUS CIFRAS Costos del personal (viene del paso (4)) + Otros costos fijos (viene del paso (5)) + Intereses (Créditos) (viene de Contabilidad) + Depreciación (Viene de Contabilidad) + Sueldo del Empresario Calculado (viene del paso (4)) + Intereses calculados por capital propio, otros gastos calculados (estimación) - Sueldo del empresario para trabajos en la producción - 60 % su tiempo en la empresa (viene del paso (2)) 60 % de = 668,40 horas x 8.07 $/hora * (viene del paso (6)) = Costos fijos totales Horas productivas de la empresa (viene del paso (2)) = Costos fijos por horas productivas $ $ 15,225 * El sueldo por hora del empleado mejor pagado

9 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 8.COSTOS POR HORA En este paso usted determina sus costos por hora considerando todos los costos de la empresa, excluyendo la materia prima. Para tal fin hay que sumar los resultados de los pasos (5) (6) (7). La suma son los gastos de la Empresa por cada hora de producción de la Empresa. PASO COSTOS POR HORA Empresario EJEMPLO Trabajador Calificado SUS CIFRAS Ayudante Empresario Empleados Ayudantes 6 Costo del personal de la producción por hora 8,07 5,50 3,08 5 Otros costos variables = Costo variable por hora productiva 0,78 8,85 0,78 6,28 0,78 3,86 7 Costos fijos por hora productiva Costos por hora productiva 15,23 $ 24,08 15,23 _ $ 21,51 15,23 $ 19,09

10 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. CÁLCULO DEL PRECIO Para calcular el precio de su producto (del pedido) usted debe estimar cuántas horas productivas tiene que trabajar. El empresario (Usted) Los trabajadores calificados Ayudantes Las horas productivas para la producción del producto hay que multiplicarlas por los costos por hora productiva. A estos costos hay que recargarles la materia prima, combustibles y las ganancias. CÁLCULO EJEMPLO SUS CIFRAS Horas productivas Empresario Trabajadores calificados Ayudante Materia prima Combustible, etc. Ganancia 10 % Precio de sus producto (precio satisfactorio) 3 horas x 24,08 = 72,24 10 horas x 21,51 = 215,10 2 horas x 19,09 = 38,18 325,52 156,25 10,42 49,22 $541,41 x _ = x _ = x _ =

11 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 1 : PRECIO MÍNIMO Ya en el paso (9) calculó el precio satisfactorio, ahora en este anexo se le enseña a calcular el precio mínimo, el cual es el precio que sólo busca cubrir los costos variables y fijos de le Empresa, es decir no incluye ganancias, este precio permite aprovechar la capacidad instalada de la Empresa. CÁLCULO EJEMPLO SUS CIFRAS Horas productivas Empresario Trab. Calificados Ayudante Materia prima Combustible, etc. Precio mínimo. 3 horas x 24,08 = 72,24 10 horas x 21,51 = 215,10 2 horas x 19,09 = 38,18 325,52 156,25 10,42 _ $492,19 ======== x _ = x _ = x _ =

12 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 2: PRECIO MÍNIMO ABSOLUTO Existe otro precio por el cual el empresario puede ofrecer sus productos, este precio incluye únicamente los costos variables, lo cual genera pérdidas, pero serán menos que si no se vende, este precio sólo se puede ofrecer por cortos períodos de tiempo y además la Empresa debe tener otro producto que subsidie la pérdida. CÁLCULO EJEMPLO SUS CIFRAS Horas productivas Empresario Trabajadores calificados Ayudante Materia prima Combustible, etc. Precio mínimo (absoluto) 3 horas x 8,85 = 26,55 10 horas x 6,28 = 62,80 2 horas x 3,86 = 7,72 92,07 156,25 10,42 _ $258,74 ======== x _ = x _ = x _ = _

13 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 3 : PUNTO DE EQUILIBRIO El punto de equilibrio nos informa en unidades o dinero, el punto donde su Empresa no obtiene ni pérdidas ni ganancias, entonces por debajo de este tendrá pérdidas y si por el contrario lo supera obtendría ganancias. Costos fijos (vienen del paso (7)) entre el precio de venta (viene del paso (9)) menos costos variables (viene del paso (9) anexo 2). Punto de Equilibrio (por mes) = Costos fijos (por mes) precio de venta por unidad - costos variables por unidad Punto de Equilibrio = = 216 unidades. 541,41-258,74 A partir de la venta de 217 unidades la Empresa obtendrá ganancias.

14 9 PASOS PARA DETERMINAR SU PRECIO 9. ANEXO 4: MARGEN DE CONTRIBUCIÓN Es la contribución ya sea por producto o pedido, para cubrir los costos fijos y generar ganancias a la empresa. Hay que restar los costos variables que vienen del paso (9) anexo 2 del precio del producto. Precio del producto $ 541,41 ( -) Costos variables 258,74 = Margen de contribución x producto $ 282,26

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